Come integrare il centralino in cloud con gestionali Erp e Crm

Un centralino in cloud, a differenza di un sistema tradizionale di telefonia fissa, è facilmente integrabile con le applicazioni aziendali, consente di far comunicare automaticamente questi strumenti e di gestire la comunicazione aziendale con i clienti a un costo decisamente più contenuto.

Il centralino in cloud, integrato con le principali applicazioni, consente ai dipendenti di essere operativi in qualunque luogo lavorino senza la necessità della presenza in sede, sfruttando le proprietà del cloud.

L’integrabilità rappresenta dunque un punto di forza del centralino in cloud, oltre alla sua flessibilità e scalabilità. Nell’articolo esploreremo con maggiore dettaglio i benefici dell’integrazione e come realizzarli in modo efficace.  

Gestionale ERP e centralino in cloud

Il moderno ERP gestionale, sempre più spesso in cloud, sta diventando il cuore dei tutti i processi operativi superando il ruolo dei tradizionali sistemi gestionali che limitavano il loro campo di azione alla finanza e ai processi di base. L’integrazione del centralino in cloud con il sistema ERP aziendale può essere molto utile in quanto favorisce l’efficienza e la produttività. L’integrazione consente di automatizzare i processi di comunicazione e di gestione dei dati, riducendo al minimo gli errori e migliorando la qualità del servizio.

L’integrazione consente, ad esempio, di: 

• automatizzare il processo di gestione delle chiamate, 
• migliorare la qualità del servizio clienti, 
• semplificare la gestione dei dati e della fatturazione. 

L’integrazione del centralino con l’ERP è un elemento centrale per collegare sistemi front e back-office e creare così un flusso continuo di dati e comunicazioni.

Un centralino in cloud, di per sé utile alle aziende per gestire le chiamate in entrata e in uscita, se integrato con un sistema ERP, le aiuta a fornire un'esperienza di comunicazione più snella ai propri clienti. 

Il centralino in cloud integrato con il software gestionale ERP è particolarmente utile per il customer care a cui fornisce l'accesso ai dati dei clienti e consente di offrire loro un'esperienza personalizzata, proprio come con l'IVR (Interactive Voice Response). Inoltre, grazie all’automazione di alcune attività, come l'instradamento e la registrazione delle chiamate, consente di ridurre il carico di lavoro dei dipendenti e aumentare l'efficienza. 

Il centralino in cloud, integrato con l’ERP gestionale, non solo offre maggiori garanzie di sicurezza dei dati, ma impedisce la perdita di informazioni ed evita di doverle cercare, con difficoltà nel recuperarle, fra diverse applicazioni.

L'integrazione applicativa è il processo di collegamento di applicazioni software indipendenti in modo che funzionino insieme. Nel caso dell’integrazione fra un centralino e un sistema gestionale ERP, potrebbe essere necessario l’utilizzo di un software di terze parti per connettere le due piattaforme. Tuttavia è sconsigliato ricorrere a metodi tradizionali che richiedono la scrittura di una grande quantità di codice personalizzato, soggetto a errore e difficile da manutenere, con il rischio di esporre l’azienda a problemi di sicurezza e tempi lunghi di realizzazione. 

Per integrare un centralino in cloud con un gestionale ERP, ci sono diverse opzioni come l’utilizzo di API per la connessione. In questo modo, le informazioni contenute nel sistema gestionale e le chiamate in arrivo possono essere sincronizzate. 

Molte soluzioni di centralino in cloud offrono anche funzionalità di integrazione predefinite per i principali gestionali ERP. Tutto diventa più facile se le due piattaforme risiedono in cloud.

Soluzioni CRM e centralino in cloud

La funzione Customer Relationship Management (CRM) nella comunicazione aziendale è centrale così come nella relazione con i clienti. Questa piattaforma consente infatti di collegare più fonti dati per prendere decisioni informate e, al tempo stesso, per offrire ai clienti esperienze personalizzate e aiutare a fidelizzarli, grazie alla capacità di disporre di un profilo unico e condiviso per ciascun cliente. 

Integrare il centralino in cloud con il CRM comporta importanti benefici operativi, oltre a migliorare la relazione con i clienti e la loro gestione. L’integrazione consente, ad esempio, di trovare in entrambe le piattaforme le stesse informazioni, senza doverle riportare manualmente. 

Se il centralino in cloud è integrato con il CRM, il dipendente potrà disporre della scheda anagrafica del cliente all’arrivo della chiamata, riconoscendo il numero chiamante e, viceversa, potrà effettuare la chiamata direttamente dall’anagrafica del cliente. 

Potrà inoltre visualizzare lo storico delle chiamate, ridurre i tempi di attesa, aprire schermate specifiche sulla base dello status del cliente, operare in modo interattivo con telefono e Pc. Immaginiamo che l’azienda disponga di un CRM e che, per comunicare con i clienti, i commerciali usino il telefono aziendale fisso collegato a un centralino tradizionale. Finita la telefonata dovranno entrare nel CRM per riportare i dettagli della comunicazione. 

Se invece il centralino in cloud è integrato con il CRM, le informazioni relative alla chiamata potranno essere registrate automaticamente nella scheda del cliente: quando è stata effettuata, il numero e il nome del contatto, la durata della conversazione, il link per ascoltare la registrazione della chiamata e altre informazioni utili. 

Tutto ciò migliora la gestione del cliente consentendo un approccio personalizzato e informato, risolvendo i problemi più rapidamente con maggior soddisfazione del cliente. D’altro lato migliora la produttività, riducendo i tempi di ricerca e automatizzando la gestione delle informazioni. 

La disponibilità di un software di reporting, in grado di misurare le prestazioni, aiuta anche a definire gli obiettivi individuali e del team. Il monitoraggio delle attività e dell’efficacia delle chiamate, attraverso la misurazione della velocità media di risposta e dei tempi di attesa medi, della soddisfazione del cliente e di altri parametri collegati agli obiettivi aziendali abilita il miglioramento continuo.
In sintesi, grazie all’integrazione del centralino in cloud e il CRM le informazioni su clienti e prospect presenti nel CRM sono condivise con il centralino che a sua volta le aggiorna in automatico.

Integrare il centralino in cloud con DigitelNET

L’integrazione fra centralino in cloud con le piattaforme impiegate dall’azienda per le sue attività, come ERP e CRM, offre molti benefici. Per poterli cogliere, è però necessario realizzare una trasformazione in tempi rapidi e costi contenuti a partire dalla conoscenza delle caratteristiche delle applicazioni. Molte soluzioni di centralino in cloud offrono, ad esempio, funzionalità di integrazione predefinite per i principali gestionali ERP. 

Servono dunque una consolidata esperienza nel campo dell’integrazione e un’elevata conoscenza delle piattaforme che difficilmente le aziende possiedono, visto che non è questo il loro core business. 

È invece proprio questo il campo in cui opera da oltre vent’anni DIgitelNET, maturando competenza nella system integration, nella security, nel cloud, nel campo della Unified Communication... Nello specifico, DIgitelNET ha maturato esperienza nell’integrazione fra il centralino in cloud e applicazioni come i principali software gestionali ERP e i più diffusi CRM sul mercato, in particolare Salesforce. 

Rivolgendosi a DIgitelNET l’azienda potrà dunque cogliere i tutti benefici derivanti da un corretto funzionamento della comunicazione fra centralino in cloud con ERP e CRM, senza doversi fare carico di competenze estranee al suo core business.