Unified Communications as a service: come migliora la comunicazione aziendale

Le imprese, infatti, stanno adottando la trasformazione digitale per migliorare i propri processi e la propria competitività; operano in un mercato sempre più globalizzato, dove è necessario comunicare con clienti e partner in tutto il mondo; e le nuove tecnologie, come il lavoro da remoto e la collaborazione a distanza, stanno rivoluzionando il modo di comunicare.

È qui che entra in gioco la Unified Communications (UC): una scelta strategica per ottimizzare la comunicazione aziendale, e che consente di creare un ambiente di comunicazione integrato e flessibile, contribuendo a migliorare la collaborazione, la soddisfazione dei clienti e la produttività.

In questo articolo approfondiamo come l'implementazione di Unified Communication and Collaboration (UCC) trasforma radicalmente il modo in cui le aziende gestiscono le proprie comunicazioni, promuovendo un ambiente più agile ed efficiente.

La UCaaS (Unified Communications as a Service) è un servizio che integra diverse tecnologie di comunicazione in una piattaforma unificata. Comprende applicazioni come messaggistica istantanea, videoconferenze, collaborazione in team, e-mail e altre funzioni di comunicazione aziendale come il VoIP.

La UCaaS combina la flessibilità del cloud con le funzionalità delle comunicazioni unificate, consentendo alle aziende di comunicare e collaborare in modo efficiente. 

Questo servizio supporta la comunicazione sia sincrona che asincrona, permettendo ai team di interagire da qualsiasi dispositivo e luogo. 

Inoltre, offre una gamma completa di funzionalità tra cui telefonia cloud, videoconferenze, riunioni virtuali, collaborazione in team e integrazioni di applicazioni. 

La UCaaS utilizza la tecnologia VoIP per la telefonia, permettendo alle aziende di passare dai dispositivi hardware a soluzioni software. 

Il servizio è gestito da fornitori esterni che possiedono e mantengono l'infrastruttura, assicurando elevati standard di sicurezza e affidabilità.

Questo approccio in abbonamento consente alle aziende di scalare facilmente le loro operazioni di comunicazione secondo necessità.

In un contesto così dinamico e competitivo, le aziende hanno bisogno di soluzioni che consentano loro di essere più agili e reattive: la Unified Communications as a Service (UCaaS) rappresenta una soluzione ideale.

UCaaS è una soluzione di Unified Communication (UC) basata su Cloud. Ciò significa che l'infrastruttura UC è gestita dal fornitore di servizi, liberando i professionisti IT da compiti di manutenzione e gestione.

L'adozione di UCaaS offre una serie di benefici per le imprese, tra cui:

• Ottimizzazione delle operations: semplifica la gestione delle comunicazioni aziendali, riducendo la complessità dell'infrastruttura e dei processi, i costi, e il tempo necessario per la manutenzione.
• Integrazione con le piattaforme esistenti: si integra facilmente con le piattaforme aziendali esistenti, come i sistemi CRM ed ERP;
• Agilità: consente alle aziende di adattare le proprie comunicazioni alle esigenze in continua evoluzione;
• Scalabilità: consente alle aziende di scalare le proprie comunicazioni in modo rapido e semplice, in base alle esigenze;
• Flessibilità: permette ai dipendenti di lavorare da remoto in modo efficace e produttivo.
  
  

3 Case Study UcaaS

Vediamo 3 esempi pratici di applicazione UCaaS nelle aziende.

Vendita al dettaglio

Un'azienda di vendita al dettaglio può utilizzare la UCaaS per consentire ai dipendenti di comunicare tra loro in modo più efficace, anche da sedi diverse, grazie alla messaggistica istantanea, alle videochiamate e alle riunioni online per collaborare su progetti, condividere informazioni e risolvere problematiche.

Servizi professionali

Un'azienda di servizi professionali può utilizzare la UCaaS per migliorare il servizio di assistenza grazie a live-chat, messaggistica istantanea, e videochiamate per interagire con i clienti in modo più efficiente e personale.

Produzione

Un'azienda di produzione può utilizzare la UCaaS per migliorare la sicurezza sul lavoro grazie alla comunicazione vocale e video che permette di comunicare in modo sicuro, anche in ambienti pericolosi.

La UCaaS offre una serie di strumenti per migliorare la comunicazione aziendale.

• Cloud PBX;
• VoIP;
• Sistemi di videoconferenza;
• Messaggistica istantanea;
• Altri strumenti come ad esempio l'IVR.

Vediamo insieme e nel dettaglio quali sono i suoi principali componenti.

Private Branch Exchange (PBX) è un sistema telefonico che consente alle aziende di gestire le proprie chiamate in modo centralizzato. 

I PBX tradizionali, o analogici, utilizzano una linea telefonica dedicata per ogni telefono. I PBX IP, invece, usano la tecnologia Voice over IP (VoIP) per trasmettere le chiamate su Internet. Sono più efficienti dei PBX analogici e offrono funzionalità più avanzate, come la possibilità di effettuare chiamate internazionali a tariffe ridotte. Infine, i PBX virtuali rappresentano una variante dei PBX IP, ospitata nel Cloud. 

PBX analogico

PBX analogico tradizionale utilizza una linea telefonica dedicata per ogni telefono, richiede l'installazione di hardware dedicato, come un server PBX e può risultare costoso da implementare e mantenere.

Può utilizzare un PBX tradizionale un'azienda con:

• sedi in diversi paesi, per effettuare chiamate internazionali a tariffe ridotte;
• un elevato volume di chiamate, per gestire le chiamate in modo efficiente.

PBX IP

PBX IP utilizza la tecnologia VoIP per trasmettere le chiamate su Internet, non richiede l'installazione di hardware dedicato e può essere più economico da implementare e mantenere rispetto a un PBX tradizionale.

Può utilizzare un PBX IP un'azienda con i requisiti che seguono:

• budget limitato, per ridurre i costi delle chiamate;
• dipendenti che lavorano da remoto, per consentire loro di effettuare e ricevere chiamate dall'ufficio o da casa.

PBX virtuale

PBX virtuale viene ospitato nel cloud; non richiede l'installazione di hardware dedicato; può essere più economico da implementare e mantenere rispetto a un PBX IP tradizionale. Offre diversi vantaggi rispetto ai PBX tradizionali, tra cui:

• costi inferiori. Grazie al Cloud, non è richiesto l'acquisto di hardware o software;
• scalabilità. Il PBX virtuale risulta scalabile facilmente in base alle esigenze aziendali;
• flessibilità. È utilizzabile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Può utilizzare un PBX virtuale un'azienda che:

• desidera ridurre i costi IT;
• desidera implementare un PBX rapidamente.

Differenze tra PBX tradizionale e PBX IP

La principale differenza tra un PBX tradizionale e un PBX IP è la tecnologia utilizzata per trasmettere le chiamate. I PBX tradizionali utilizzano linee telefoniche dedicate, mentre i PBX IP utilizzano la tecnologia VoIP.

Differenze tra PBX IP e PBX virtuale

La principale differenza tra PBX IP e PBX virtuale è la posizione dell'hardware. I PBX IP tradizionali richiedono installazione di hardware dedicato presso l'azienda, mentre i PBX virtuali vengono ospitati nel Cloud.

Vantaggi del VoIP per i centralini telefonici aziendali 

La tecnologia Voice over IP (VoIP) sta rivoluzionando i centralini telefonici. Il VoIP, infatti, consente di trasmettere le chiamate via Internet, utilizzando lo stesso protocollo della navigazione web. 

Il VoIP permette di:

• ridurre i costi delle chiamate telefoniche, nazionali e internazionali;
• effettuare e ricevere chiamate da qualsiasi dispositivo connesso a Internet;
• essere integrato con altri sistemi aziendali, come CRM ed ERP.

Voice over IP (VoIP) è una tecnologia che converte il segnale vocale analogico in un segnale digitale che può essere trasmesso su una rete IP, come Internet. 

Il VoIP è la base dei PBX IP e delle soluzioni di Unified Communication. 

Come abbiamo visto nel paragrafo precedente, il VoIP offre diversi vantaggi alle aziende, tra cui i costi inferiori, la flessibilità e l'integrazione con i sistemi aziendali.

Esistono diverse opzioni VoIP disponibili, ecco le principali corredate dai rispettivi dettagli tecnici.

Telefoni VoIP

Sono gli strumenti che consentono di effettuare e ricevere chiamate VoIP, disponibili in diversi modelli, da semplici telefoni a toni, a telefoni IP avanzati con funzionalità di messaggistica istantanea e condivisione file. I telefoni VoIP:

• Utilizzano un protocollo di comunicazione VoIP per trasmettere le chiamate su una rete IP, come Internet;
• Si possono utilizzare con un servizio VoIP fornito da provider, o servizio VoIP autonomo.

Applicazioni VoIP

Servono per effettuare e ricevere chiamate VoIP tramite computer o dispositivi mobile, sono disponibili per una varietà di piattaforme, tra cui Windows, macOS, iOS e Android. Le applicazioni VoIP:

• Utilizzano un protocollo di comunicazione VoIP per trasmettere le chiamate su una rete IP, come Internet.
• Si usano con servizio VoIP fornito da provider, o servizio VoIP autonomo.

Centralini VoIP

I centralini VoIP sono dei sistemi per gestire le chiamate in modo centralizzato. Offrono funzionalità avanzate come la gestione e registrazione delle chiamate, segreteria telefonica e telefonia unificata. Inoltre:

• Utilizzano un server VoIP per gestire le chiamate VoIP.
• Possono essere ospitati in loco o in Cloud.

VoIP per piccole e grandi aziende

Il VoIP è una soluzione scalabile che può soddisfare le esigenze di aziende di qualsiasi dimensione. 

In particolare, per le piccole aziende il VoIP rappresenta un sistema conveniente ed efficiente per effettuare e ricevere chiamate. 

Per le grandi aziende, invece, il VoIP può fornire una soluzione scalabile e flessibile, integrabile con i sistemi aziendali esistenti.

Per tutte le aziende il VoIP costituisce un elemento chiave della strategia di comunicazione aziendale, in quanto: 

• Consente ai dipendenti di comunicare tra loro in modo più efficiente, anche se si trovano in sedi diverse.
• Permette al customer care di interagire con i clienti da remoto in modo più efficiente e conveniente.
• Riduce i costi delle comunicazioni telefoniche.

I sistemi di videoconferenza emergono come strumenti fondamentali per svolgere riunioni in modo efficiente, in un'ottica di remote working e collaborazione:

• Migliore collaborazione: consentono ai partecipanti a una riunione di collaborare in modo più efficace, condividendo idee e documenti in tempo reale.
• Riduzione dei costi di viaggio: riducono i costi di viaggio per le riunioni, grazie alla partecipazione da remoto.
• Migliore soddisfazione dei clienti: permettono di dare un servizio assistenza migliore, interagendo con i clienti da remoto.

Tipi di sistemi di videoconferenza

Esistono diversi tipi di sistemi di videoconferenza disponibili, tra cui:

• Basati su hardware: includono videoregistratore, telecamera, monitor e altoparlante.
• Basati su software: utilizzano un software per videoconferenza, eseguito su computer o dispositivo mobile.
• Basati su Cloud: soluzioni ospitate nel Cloud, utilizzabili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

I sistemi di videoconferenza sono strumenti potenti che migliorano la comunicazione aziendale in modo significativo, sia interna che esterna.

Per la comunicazione interna l'utilizzo comune dei sistemi di videoconferenza riguarda:

• Riunioni di lavoro: i sistemi di videoconferenza consentono ai dipendenti di partecipare a riunioni da remoto, anche se si trovano in sedi diverse; ciò riduce i costi di viaggio, migliora la collaborazione e aumenta la produttività.
• Formazione: possono essere utilizzati per fornire formazione ai dipendenti in modo efficiente e conveniente; i dipendenti possono partecipare a corsi di formazione da qualsiasi luogo, senza dover viaggiare.
• Collaborazione: permettono di collaborare su progetti in modo efficace; dipendenti e collaboratori possono condividere idee e documenti in tempo reale, anche se si trovano in sedi diverse.

Per la comunicazione esterna, invece, l'impiego più diffuso include:

• Presentazioni: i sistemi di videoconferenza possono essere utilizzati per presentare prodotti o servizi; i commerciali possono presentare le proprie offerte in modo coinvolgente e informativo, anche da remoto.
• Supporto clienti: forniscono supporto ai clienti in modo efficiente e conveniente; l'assistenza può aiutare i clienti a risolvere i problemi da remoto, senza dover viaggiare.
• Interviste: permettono di condurre interviste a candidati per posizioni lavorative. Le Risorse Umane possono valutare i candidati da remoto, anche se sono in sedi diverse.

La sicurezza informatica sta diventando un aspetto sempre più importante della gestione aziendale moderna, specialmente con l'aumento dei dati conservati nei sistemi cloud. 
Le protezioni esistenti aiutano a minimizzare i rischi legati ad attacchi informatici, DDoS, malware e altre minacce. 

Un buon sistema UCaaS deve includere centri dati sicuri con protezione fisica, ridondanza energetica e piani di recupero in caso di disastro. 

La crittografia dei dati è una pratica essenziale per la prevenzione delle intercettazioni e dell’hacking, mentre la protezione delle comunicazioni, sia vocali che testuali, garantisce la sicurezza delle informazioni. 

Una solida sicurezza di rete, un accesso controllato e monitorato, insieme ad aggiornamenti periodici, sono elementi chiave di una strategia di protezione dei sistemi aziendali. 

Ad esempio, Microsoft Teams offre un ambiente collaborativo completo con crittografia lungo tutto il percorso di comunicazione e supporta standard di conformità sia per il Nord America che per l'Unione Europea.

Negli ultimi anni, anche a causa della pandemia mondiale, le aziende hanno dovuto adattarsi a nuovi modi di lavorare, e i sistemi UCaaS hanno facilitato questo cambiamento grazie alle numerose funzionalità cloud che supportano il lavoro da remoto. 

Strumenti come Zoom e Microsoft Teams sono stati fondamentali per garantire la continuità delle comunicazioni in ambienti di lavoro flessibili. 

Nonostante il rallentamento nell'espansione di questi ambienti flessibili, le aziende continuano a investire nelle soluzioni UCaaS, riconoscendo il loro valore per i flussi di lavoro aziendali e i canali di comunicazione. 
Il mercato UCaaS basato sul cloud sta guidando questa evoluzione, grazie alla maggiore sicurezza, scalabilità e convenienza offerte dal cloud. 
Le piattaforme di comunicazione stanno diventando sempre più popolari, poiché le organizzazioni vedono i benefici delle iniziative di trasformazione cloud totale.

L'implementazione di una soluzione di Unified Communication (UC) è un processo complesso che richiede una scelta accurata del software giusto per le esigenze dell'azienda.

Esistono numerose soluzioni UC disponibili sul mercato, ognuna con i propri punti di forza e di debolezza. Individuare la soluzione più adatta dipende da una serie di fattori, tra cui le dimensioni dell'azienda, le esigenze di comunicazione, il budget e le competenze IT.

DigitelNET è un partner certificato per le principali soluzioni UC sul mercato, tra cui: 3CX, Teams Microsoft e Alcatel-Lucent:

• 3CX è una soluzione UC open source che offre un'ampia gamma di funzionalità a un prezzo competitivo; una buona scelta per le piccole e medie imprese che desiderano una soluzione scalabile e flessibile;
• Teams Microsoft è una soluzione UC integrata con le altre soluzioni Microsoft 365; ideale per aziende che utilizzano già prodotti Microsoft;
• Alcatel-Lucent è una soluzione UC di livello enterprise che offre un'ampia gamma di funzionalità e scalabilità; adatta alle grandi aziende che necessitano di una soluzione robusta e affidabile.

Indipendentemente dalla soluzione UC scelta, perché l'implementazione sia un successo è importante affidarsi a un partner che sappia gestire la transizione verso i nuovi sistemi di comunicazione aziendale. 

DigitelNET offre servizi di consulenza, implementazione e supporto per le soluzioni UC: il suo team di tecnici esperti aiuta le aziende nella scelta della soluzione più idonea alle proprie esigenze, e le supporta affinché la transizione avvenga in modo efficiente e senza problemi.