Cosa fa un sistema VoIP

Grazie a questa differenza, il telefono VoIP, esternamente del tutto simile ai telefoni fissi tradizionali, oltre alle chiamate vocali, abilita videochiamate, messaggi di testo, trasferimento di chiamata, segreteria telefonica, invio e ricezione di e-mail. Inoltre, i sistemi telefonici fisici possono anche essere sostituiti da un'applicazione software (softphone) che trasforma in terminali, smartphone, pc o tablet. 

La tecnologia VoIP, grazie alla sua versatilità e alla maggiore economicità, risulta particolarmente adatta per le piccole e medie imprese (PMI) che possono comunicare con i dipendenti e con i clienti da qualunque luogo, trasferendo le chiamate dai terminali aziendali ai dispositivi mobili, senza interruzioni.

Grazie alle sue caratteristiche, il mercato VoIP è ovunque in forte crescita e sta soppiantando la telefonia tradizionale. Il rapporto Mordor Intelligence, ad esempio, prevede che il mercato europeo della telefonia IP e delle comunicazioni unificate as-a-service crescerà del 10,5%, anno su anno, nel periodo 2024-2029. Vediamo ora nel dettaglio le principali funzionalità dei telefoni VoIP.

Le funzionalità del centralino VoIP

Le soluzioni VoIP offrono notevoli benefici, sia in termini di qualità delle chiamate sia di scalabilità, consentendo di aggiungere numeri di telefono senza dover intervenire sull'infrastruttura di rete. Il tutto è semplificato dal fatto che sempre più operatori rendano disponibili telefoni VoIP già pronti all'uso e che sia  possibile configurare un client VoIP sul pc, in modo da poter effettuare chiamate anche dal computer.

Tuttavia, il vantaggio più significativo deriva dalle funzionalità offerte dal centralino VoIP. Anche se l’utente finale non percepisce la differenza quando effettua la chiamata, in realtà sarà il centralino VoIP (on premise o su cloud) ad abilitare la comunicazione verso il numero di telefono selezionato (sia esso tradizionale o VoIP). In ricezione sarà lo stesso centralino virtuale VoIP a deviare la chiamata sulla linea o sull’apparecchio VoIP, in base alla configurazione.

Il centralino VoIP offre una vasta gamma di funzionalità avanzate, come:

• il trasferimento di chiamata, 
• la segreteria telefonica virtuale, 
• le videochiamate, 
• la messaggistica integrata, 
• agile integrazione con il CRM dell'azienda, il calendario e l'agenda. 

Un ulteriore beneficio è la possibilità, per le persone dell’azienda, di effettuare e ricevere chiamate aziendali da qualsiasi luogo purché vi sia una connessione Internet, semplicemente da smartphone, tablet o computer. Tutte queste caratteristiche migliorano la qualità e la produttività delle comunicazioni aziendali e della collaborazione, anche grazie alla possibilità di partecipare a riunioni virtuali, condividere informazioni e sfruttare altre funzionalità aggiuntive. 

Inoltre, i sistemi VoIP forniscono grande flessibilità e scalabilità, dal momento che non richiedono cablaggi dedicati o linee telefoniche fisiche, ma si basano sulla connessione internet esistente. È infatti possibile aggiungere o rimuovere, con grande facilità, utenti e funzionalità, adattando il centralino telefonico alle variabili esigenze dell’azienda. A queste caratteristiche che rendono più economica la gestione e la manutenzione delle comunicazioni, si aggiunge la riduzione dei costi derivante dal fatto che le chiamate VoIP sono generalmente più economiche delle chiamate tradizionali, in particolare le chiamate internazionali o tra sedi diverse.

Perché passare al VoIP?

Il centralino VoIP può fornire alle PMI la spinta di cui hanno bisogno per migliorare la comunicazione tra azienda, clienti e fornitori. Una soluzione VoIP non si limita a offrire una comunicazione migliore, ma consente alla PMI di rispondere a tutte le chiamate e le richieste, non lasciando irrisolta nessuna domanda, e di saper reagire a qualunque emergenza, per poter essere sempre più competitiva nel proprio settore.

Un elemento fondamentale per il successo nell’ambito del servizio clienti è, ad esempio, la gestione efficiente delle chiamate. Le code di attesa, svolgono un ruolo centrale nel garantire che le chiamate in arrivo siano gestite in modo tempestivo ed efficiente, riducendo al minimo i tempi di attesa e garantendo la soddisfazione dei clienti. 

Il centralino telefonico VoIP, basato su software 3CX, offre una gestione delle code particolarmente efficace. Quando un utente entra nella coda, nel caso in cui il numero agenti disponibili sia inferiore a quello delle chiamate, il sistema comunica il tempo di attesa, instrada le chiamate agli agenti disponibili in un ordine prestabilito e assicura che vengano gestite il più rapidamente possibile. 

In questo modo si riduce il tasso di abbandono, con maggiore soddisfazione e fedeltà dei clienti, grazie al miglioramento della loro esperienza e, al tempo stesso, aumenta la produttività e l’efficacia degli agenti che possano concentrarsi sul servizio al cliente, evitando di essere sopraffatti dalle chiamate.

La possibilità di comunicare direttamente con i potenziali clienti (consumer o business) eliminando tutti gli ostacoli è un altro elemento di successo per una PMI. 3CX risponde a questa esigenza con una soluzione di videoconferenza, basata su browser, che non richiede login né acquisizione di dati.

Cresciuto in occasione della pandemia, lo smart working continua a diffondersi e rappresenta un modo per attrarre talenti e ridurre i costi delle postazioni fisse. La possibilità offerta da un centralino VoIP di gestire chiamate, meeting, WhatsApp e Facebook, usando le app di Android e iOS come estensione del telefono aziendale e il web client accessibile da qualsiasi luogo, è un supporto fondamentale per uno smart working di nuova generazione. 

È quanto fa il centralino 3CX, progettato per unificare chiamate, video, chat dal vivo, videoconferenza, WhatsApp e SMS, strumenti di assistenza remota, in un unico sistema.

Adottare il VoIP con DigitelNET

Fin qui abbiamo illustrato le ottime ragioni che dovrebbero indurre una PMI ad adottare un sistema di comunicazione VoIP e ancor più a scegliere una piattaforma come 3CX che favorirà la digitalizzazione dell’azienda. 

Entrando più nel dettaglio, il sistema 3CX può essere facilmente configurato e gestito dal team IT, può essere ospitato on-premise o nel cloud, sulla base delle esigenze dell’azienda, consente di risparmiare fino all'80% sulle bollette telefoniche e rende facile la migrazione da altri sistemi telefonici.

In particolare, a differenza della maggior parte degli altri centralini telefonici aziendali, 3CX non prevede una tariffa mensile per utente ma richiede un pagamento annuale, in base alle chiamate simultanee, non vincola, con un contratto da firmare, l’azienda che può abbandonare in qualsiasi momento la soluzione. La piattaforma può essere gestita in hosting da 3CX o essere ospitata sul cloud scelto dall’azienda cliente e gestito in proprio.
Infine, la migrazione da altri sistemi telefonici è facile da realizzare e, in alcuni casi, è possibile anche il riutilizzo di telefoni IP di altri fornitori.

Per la crescita del business e per stare al passo con il ritmo digitale degli utenti, garantendo la necessaria flessibilità, sarà altrettanto importante scegliere un fornitore esperto e affidabile come DigitelNET, in grado di aiutare l’azienda a configurare il centralino telefonico VoIP, in base alle sue esigenze, e continuare a innovare per offrire le esperienze digitali richieste da clienti e dipendenti.