Sistemi informatici per il telelavoro e lo smart working

La maggior parte delle organizzazioni, non solo le imprese di grandi dimensioni ma anche le PMI e le amministrazioni pubbliche, hanno ormai compreso i possibili vantaggi del lavoro da remoto e hanno iniziato a valutare come attrezzarsi per integrarlo in modo strutturato per consentire ai loro dipendenti di svolgere parte delle attività a distanza, secondo diverse modalità.  

Smart working e telelavoro, come di seguito approfondiremo, hanno caratteristiche diverse ma per entrambi sono indispensabili la riorganizzazione degli spazi, la disponibilità di servizi di telecomunicazione efficienti, Unified Communications and Collaboration (UCC) che integra diverse forme di comunicazione (chiamate vocali, videoconferenze, messaggistica istantanea, condivisione di documenti), strumenti e sistemi informatici a supporto.

Telelavoro e Smart working: quali differenze?

I termini telelavoro e smart working vengono spesso utilizzati come intercambiabili. In realtà fra queste due modalità di gestione del rapporto lavorativo la differenza è sostanziale. 

Il termine telelavoro indica il trasferimento della postazione di lavoro del dipendente al di fuori dei locali dell’impresa, funzionalmente e strutturalmente collegata all’azienda grazie al supporto di strumenti di comunicazione, informatici e telematici. 

Il carico di lavoro, gli oneri e i tempi della prestazione, l’orario di lavoro, devono essere equivalenti a quelli dei colleghi che operano presso la sede aziendale. Il telelavoro rappresenta generalmente una scelta a lungo termine che si basa su un preciso accordo contrattuale fra azienda e lavoratore, con vincoli di spazio e tempo ben definiti.

Lo smart working prevede invece che la prestazione lavorativa venga eseguita in parte all’interno di locali aziendali e in parte all’esterno, ma senza stabilire una postazione fissa né vincoli di spazio e tempo, l’unico vincolo sono i limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dai vincoli contrattuali. 

Lo smart worker può lavorare da qualsiasi luogo (dentro e fuori l’azienda), non timbra un cartellino né effettua pause in orari predefiniti. Lo smart working offre al dipendente la possibilità di scegliere in modo autonomo dove e quando lavorare, con una modalità agile, per periodi variabili e in diversi luoghi sulla base delle diverse circostanze. A fronte di modalità di lavoro flessibili, l’accordo fra lavoratore e azienda si focalizza soprattutto sul raggiungimento degli obiettivi e sulla verifica dei risultati concordati.

Il lavoro da remoto, soprattutto in modalità smart working, porta molteplici vantaggi, sia ai lavoratori sia alle aziende. I lavoratori risparmiano in termini di tempi e costi del tragitto casa-lavoro e migliorano il proprio work-life balance, aumentano in flessibilità che, secondo una ricerca di Statista, per il 67% dei lavoratori intervistati rappresenta il principale elemento considerato nella scelta dello smart working. 

Le aziende non solo creano un ambiente di lavoro più attraente e capace di attirare i talenti, grazie alla flessibilità garantita dallo smart working, ma riducono i costi fissi legati alla gestione degli uffici.
Quando è ben gestito, lo smart working può migliorare l’efficienza e la produttività anche grazie al benessere che un clima di lavoro soddisfacente genera. 

Per funzionare al meglio lo smart working richiede però trasformazioni culturali, organizzative e di processo che vanno a rompere consuetudini e approcci tradizionali e consolidati nel mondo del lavoro subordinato, sia da parte dei lavoratori sia da parte dei datori di lavoro. 

Un approccio orientato ai risultati e una valutazione legata alle reali performance presuppone, inoltre, un rapporto basato sulla fiducia. 

Indipendentemente dalle differenze fra smart working e telelavoro, la tecnologia gioca un ruolo fondamentale per un efficace svolgimento del lavoro da remoto. 

I requisiti informatici per lavorare da remoto

Superata la fase emergenziale dell’era Covid, quando le organizzazioni erano spesso costrette a chiedere ai dipendenti di utilizzare i loro device personali e fornivano connessioni di fortuna, oggi è indispensabile investire in infrastrutture e risorse per garantire che il lavoro da remoto sia efficiente, sicuro e produttivo. 

Sia il telelavoro sia lo smart working devono essere integrati in modo strutturato all’interno dell’organizzazione con il supporto di strumenti tecnologici per la collaborazione e la comunicazione, assicurando connessioni efficienti e sicure.

La digitalizzazione dei documenti e l’utilizzo di applicazioni e dati in cloud sono i presupposti che rendono più facile l’adozione del lavoro da remoto.

Un altro requisito è garantire una connessione Internet affidabile e veloce per dipendenti che devono lavorare da remoto, essenziale per la comunicazione, l’accesso ai sistemi aziendali e la collaborazione online.

Per garantire un accesso sicuro ai dati aziendali, le organizzazioni devono implementare misure di sicurezza per proteggerli. L’impiego di una VPN (Virtual Private Network) e comunicazioni crittografate possono, ad esempio, assicurare l’accesso controllato e sicuro ai sistemi aziendali. 

Per lavorare da remoto i dipendenti avranno bisogno di dispositivi individuali adeguati sia in termini di software sia di hardware. 

I computer portatili dovranno prevedere un processore sufficientemente potente, memoria RAM e spazio di archiviazione, oltre a disporre di una webcam per partecipare alle videoconferenze. 

Per rendere possibile il lavoro da remoto e le attività di collaborazione, servono software di produttività e di collaborazione, strumenti di progettazione, software di sviluppo e altro ancora che approfondiremo in seguito.

Sarà importante anche la riorganizzazione degli spazi aziendali: le postazioni fisse possono essere sostituite con postazioni a rotazione a disposizione delle persone quando sono in sede, mentre dovrebbero aumentare le aree per i meeting con le opportune attrezzature per consentire riunioni dei team dove alcune persone sono in presenza e altre partecipano da remoto. 

Si dovrebbero prevedere momenti di formazione e aggiornamento soprattutto per chi deve lavorare da remoto, sia sulle competenze tecniche sia su quelle trasversali come la gestione del tempo, lo stress e il lavoro di squadra.

Le aziende dovrebbero in ogni caso fornire un supporto tecnico adeguato per poter risolvere le eventuali difficoltà che i dipendenti potrebbero incontrare durante il lavoro da remoto, andando a fornire l’assistenza per la configurazione del computer, la risoluzione di problemi di connessione e altro ancora.

UCC: i sistemi informatici di cui non puoi fare a meno per il telelavoro

La sigla UCC (Unified Communication and Collaboration) riassume l’insieme di strumenti integrati di comunicazione e collaborazione indispensabili per il lavoro da remoto, nelle sue diverse modalità di smart working e telelavoro.

La UCC è indispensabile per l’accesso sicuro alle risorse aziendali da qualsiasi luogo abilitando l’accesso ai documenti, alle applicazioni e ai dati aziendali, tramite dispositivi mobili o computer portatili, come le persone che lavorano da remoto si trovassero in azienda. 

La UCC integra diverse forme di comunicazione, come chiamate vocali, videoconferenze, messaggistica istantanea e condivisione di documenti permettendo ai dipendenti di lavorare e collaborare ovunque operino, all’interno dell’azienda come fuori, nelle rispettive abitazioni, presso altre sedi o presso i clienti. 

Un dipendente che lavora da remoto potrà, ad esempio, partecipare a una riunione virtuale tramite videoconferenza senza dover essere fisicamente presente in ufficio o accedere a tutte le risorse aziendali di sua competenza.

La UCC offre funzionalità avanzate per la gestione delle chiamate, come trasferimenti, inoltro e registrazione delle chiamate. In questo modo i dipendenti che lavorano da casa o in altre sedi remote possono gestire le chiamate aziendali in modo efficiente, indipendentemente dal luogo in cui lavorano. 

La sicurezza è importante quanto l’efficienza delle comunicazioni. La UCC fornisce tutti gli strumenti per proteggere le comunicazioni aziendali come, ad esempio, la crittografia delle chiamate e la gestione centralizzata delle autorizzazioni, per garantire la sicurezza dei dati aziendali. 

La UCC mette a disposizione strumenti di collaborazione, come chat aziendali, piattaforme di condivisione documenti e calendari condivisi, che aiutano le persone a collaborare in tempo reale. I team possono, ad esempio, discutere i progetti, pianificare riunioni e condividere informazioni senza dover essere fisicamente presenti nello stesso ufficio.

In sintesi, la UCC non solo è indispensabile per lavorare da remoto ma supporta e facilita la comunicazione, la collaborazione e l’accesso alle risorse aziendali per tutti i lavoratori indipendentemente dal luogo in cui operano, garantendo al contempo sicurezza e controllo.

Le soluzioni smart working di DigitelNET

Il lavoro da remoto presenta molte opportunità e benefici sia per le organizzazioni sia per i lavoratori ma presuppone una trasformazione culturale e di mentalità dell’azienda a tutti i livelli in una logica di integrazione completa dei dipendenti ovunque operino. 

Al tempo stesso, la disponibilità di infrastrutture solide e soluzioni facili da usare che abilitino la collaborazione e la comunicazione sono fondamentali per creare un ambiente aziendale sicuro, stimolante e piacevole. 

DigitelNET può accompagnare l’azienda in questo percorso, a partire dalle sue specifiche esigenze, e può aiutarla nella scelta dei prodotti o dei servizi più adatti grazie alla sua esperienza nella creazione e nell’offerta di servizi di connettività efficienti, di comunicazioni VoIP, di infrastrutture e applicazioni in cloud, di soluzioni UCC, affiancate da servizi di sicurezza per le comunicazioni, i dispositivi e i dati. 

Gli esperti DigitelNET, oltre a offrire consulenza, progettare e implementare le soluzioni proposte, garantiscono anche assistenza tecnica e formazione.